Als Manager in Spark können Sie mit dem Tool für Massenaktualisierungen mehrere Benutzerkonten gleichzeitig aktualisieren. Diese Anleitung führt Sie durch das Herunterladen der Benutzerliste, deren Bearbeitung und das erneute Hochladen Ihrer Änderungen.
Bevor Sie beginnen
- Die Massenaktualisierung steht Administratoren und Managern zur Verfügung (Manager mit eingeschränkten Rechten können nur Benutzer in ihren eigenen Organisationseinheiten aktualisieren).
- Nur bestimmte Felder können in großen Mengen aktualisiert werden (siehe Liste unten).
- Jede Zeile muss eine Kennung enthalten: ID, E-Mail-Adresse, Benutzername oder Handynummer (alle Datensätze müssen denselben Kennungstyp verwenden).
- Daten wie Namen von Organisationseinheiten müssen mit den in Spark vorhandenen Daten übereinstimmen.
- Speichern Sie Ihre endgültige Datei als CSV-Datei (durch Kommas getrennt).
Felder, die Sie aktualisieren können
| Feld | Beschreibung |
| Vorname | Der Vorname des Kontoinhabers |
| Nachname | Der Nachname des Kontoinhabers |
| E-Mail-Adresse | Die E-Mail-Adresse des Kontoinhabers |
| Status | „True“ oder „False“ gibt an, ob das Konto bei Spark aktiv oder inaktiv ist. |
| Sichtbarkeit | „Ja“ oder „Nein“ bestimmt, ob der Benutzer in Listen, Berichten, Statistiken oder Metriken angezeigt wird. |
| Kann eine Schulung ausgestellt werden | „Ja“ oder „Nein“ bestimmt, ob dem Benutzer Schulungsinhalte zur Verfügung gestellt werden können. |
| Kann Mitteilungen versenden | „Ja“ oder „Nein“ bestimmt, ob der Benutzer Benachrichtigungen erhalten kann/wird. |
| Handynummer | Die Mobiltelefonnummer des Kontoinhabers |
| Organisationseinheit | Die Organisationseinheit, mit der das Konto verknüpft ist, muss exakt übereinstimmen. |
| Zeitzone | Die Zeitzone, in der der Kontoinhaber tätig ist |
| Sprache | Die Sprache für den Kontoinhaber |
| Benutzername | Der Benutzername für das Konto |
| Startdatum | Das Startdatum des Kontos |
Schritte
1. Benutzerliste herunterladen
- Navigieren Sie im Dashboard zur Registerkarte „Benutzer“ und klicken Sie auf „Massenaktionen“.
- Wählen Sie alle Benutzer aus (oder filtern Sie sie zuerst) und wählen Sie „Massen-Download für Import“.
- Wählen Sie die Felder aus, die Sie einfügen möchten (13 Optionen stehen zur Verfügung).
- Klicken Sie auf „Generieren“ und laden Sie dann die Datei auf der rechten Seite herunter.
2. CSV bearbeiten
- Die heruntergeladene Datei verwendet Semikolons (;) als Trennzeichen. In Excel:
- Markieren Sie die Daten.
- Gehen Sie zu „Daten in Spalten konvertieren“
- Wählen Sie „getrennt“ und klicken Sie dann auf „Weiter“.
- Setzen Sie ein Häkchen bei „Semicolon“ und klicken Sie dann auf „Fertigstellen“.
- Behalten Sie die Spalte mit den Ausweisnummern der Auszubildenden unverändert bei (Datensätze mit fehlenden oder nicht übereinstimmenden Daten werden abgelehnt).
- Aktualisieren Sie die anderen Felder nach Bedarf.
- Speichern Sie die Datei als kommagetrennte CSV-Datei, damit sie hochgeladen werden kann.
3. Laden Sie Ihre Datei hoch
- Öffnen Sie auf der Registerkarte „Benutzer“ das Dropdown-Menü „+ Neuen Benutzer erstellen“ und wählen Sie „Benutzer in großen Mengen aktualisieren“.
- Laden Sie Ihre bearbeitete CSV-Datei hoch oder ziehen Sie sie hinein und klicken Sie dann auf „Weiter“.
4. Die Überschriften zuordnen
- Stellen Sie sicher, dass die Spalten Ihrer Datei mit den entsprechenden Feldern in Spark übereinstimmen.
- Wählen Sie Ihren Identifizierungstyp (ID, E-Mail-Adresse, Benutzername oder Handynummer).
- Stellen Sie sicher, dass jeder Datensatz einen Wert in dieser Spalte enthält. Fehlende oder nicht übereinstimmende Werte führen zu einem Fehler.
- Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.
5. Tags und Konvertierungen hinzufügen
- Standardmäßig erstellt Spark automatisch ein Tag mit dem Datum Ihres Uploads – Sie können zusätzliche Tags hinzufügen (gilt für alle Benutzer in diesem Update).
- Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Wertkonvertierungen zu bestätigen.
- Datumsangaben müssen im Format JJJJ-MM-TT erfolgen. Spark konvertiert das Datum in das richtige Format für ein benutzerdefiniertes Trainee-Feld.
6. Überprüfen und bestätigen
Spark hebt alle Fehler hervor und zeigt an, welche Datensätze nicht aktualisiert wurden.
- Klicken Sie auf „Alle Details anzeigen“, um die Fehler anzuzeigen.
- Laden Sie die Berichtsdatei von diesem Bildschirm herunter, um zu überprüfen, welche Aktualisierungen erfolgreich waren und welche Datensätze fehlgeschlagen sind.
- Sobald alles korrigiert/bestätigt wurde, klicken Sie auf „X gültige Benutzer aktualisieren“, um die Änderungen zu übernehmen.