Mit der Funktion Trainingsarchiv können Sie alle Trainingsverteilungen einzeln oder in großen Mengen archivieren.
Mit dieser Funktion können nicht nur Schulungszuweisungen an mehrere Benutzer mühelos rückgängig gemacht werden, sondern es ist auch möglich, die Archivierung rückgängig zu machen, wenn dies erforderlich ist oder wenn ein Fehler gemacht wurde. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf die Funktion zuzugreifen, je nach der Aufgabe, die Sie ausführen möchten.
Die Massenarchivierung ist eine eingeschränkte Funktion, die nur Managern mit der Berechtigung "Kann Zuweisungen massenweise archivieren" zur Verfügung steht.
Nur Manager mit der Berechtigung "Kann Lernende verwalten" können auf die individuelle Archivierung für Lernende zugreifen.
Nur Manager mit der Berechtigung "Kann Manager verwalten" können auf die individuelle Archivierung für andere Manager zugreifen.
- Archiv über individuelles Benutzerkonto
- Archivierung über Training Distribution
- Archiv über Bibliothek
Archivierte Elemente können auch im LMS wiederhergestellt werden.
Archiv über individuelles Benutzerkonto
Schulungen können pro Konto archiviert werden, wenn Sie nur die Schulungen für ein oder wenige Benutzerkonten verwalten müssen.
- Gehen Sie in der Navigationsleiste auf "Benutzer" und wählen Sie das Konto, das Sie aktualisieren möchten, indem Sie auf den Namen des Kontos klicken.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Schulung in ihrem Kontoprofil den Titel der Schulungseinheit, die Sie archivieren möchten.
- Sie sehen dann die Übersicht für das Modul. Klicken Sie auf die Schaltfläche"Archiv" auf der ganz rechten Seite.
- Daraufhin werden Sie aufgefordert, die Archivierungsaktion zu bestätigen. Klicken Sie auf"Archivieren bestätigen".
- Das Trainingselement wird archiviert, und auf dem Verteilungsbildschirm wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass dieses Element im Benutzeraccount archiviert wurde.
- Wenn Sie das archivierte Element rückgängig machen müssen, wählen Sie"Wiederherstellen" ganz rechts in der Warnmeldung. Es wird eine Aufforderung angezeigt, die Wiederherstellung zu bestätigen. Klicken Sie auf"Wiederherstellen bestätigen".
- Sobald Sie die Aktion zur Wiederherstellung des Trainings bestätigt haben, wird das Trainingselement für den Benutzer wieder zugänglich.
Archivierung über Schulungszuweisung
Mit der Option "Schulungszuweisung" können Sie auch Schulungselemente entweder einzeln für einen Benutzer oder in großen Mengen archivieren.
- Gehen Sie in der Navigationsleiste auf Aktivität und wählen Sie"Schulungszuweisung";
- Verwenden Sie ganz rechts die Option Filter, um alle Filter auszuwählen, die Sie benötigen, um eine Untergruppe von Benutzern zu identifizieren. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie nur eine Verteilung an eine einzelne Organisationseinheit archivieren wollen;
- Klicken Sie dann ganz rechts in der Verteilungsansicht neben der Schaltfläche "Filter" auf "Massenaktionen";
- Mit der Option "Massenaktionen" können Sie ein oder mehrere Elemente in der Liste auswählen und sie herunterladen oder in großen Mengen bearbeiten. Wählen Sie die Elemente in der Verteilerliste aus, die Sie archivieren möchten. Sie können die Schaltfläche "Alle auswählen" in der Optionsauswahl oben in dieser Ansicht verwenden, um alle verfügbaren Verteilungen auszuwählen;
- Wenn Sie alle Elemente haben, die Sie archivieren möchten, klicken Sie auf"Massenbearbeitung";
- Setzen Sie den Wert Archiviert auf "Archiviert";
- Klicken Sie auf "Weiter", um zum Überprüfungsbildschirm zu gelangen, und dann auf "Änderungen speichern". Geben Sie YES in das Pop-up-Fenster ein und klicken Sie auf "Continue"; und
- Um die archivierten Einträge zu finden, müssen Sie die Filterfunktion verwenden. Durch Auswahl der Felder "Archiviert am" und "Archiviert" können Sie leicht eine bestimmte Archivierungsaktion finden.
Archiv über Bibliothek
- Gehen Sie zu Bibliothek und wählen Sie den Typ des Schulungsinhalts, den Sie archivieren möchten.
- Wählen Sie die spezifische Schulung, die Sie archivieren möchten
- Klicken Sie auf "Massenbearbeitung". Filtern Sie bei Bedarf die Trainingsverteilungen, bevor Sie fortfahren.
z.B. Wenn Sie nur eine Zuweisung an eine bestimmte Organisationseinheit archivieren möchten, filtern Sie speziell nach dieser Einheit.
- Wählen Sie die Objekte aus, die Sie archivieren möchten. Sie können die Schaltfläche "Alles auswählen" verwenden, wenn Sie eine große Anzahl von Artikeln aktualisieren möchten.
- Klicken Sie auf"Massenbearbeitung".
- Setzen Sie den Wert Archiviert auf "Archiviert".
- Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf "Weiter" und "Änderungen speichern". Geben Sie YES in das Pop-up-Fenster ein und klicken Sie auf "Weiter".
- Um die archivierten Objekte zu finden, müssen Sie die Filterfunktion verwenden. Durch Auswahl der Felder "Archiviert am" und "Archiviert" können Sie leicht eine bestimmte Archivierungsaktion finden.
Archivierte(r) Artikel stornieren
- Wenn Sie eine individuelle Schulungszuweisung rückgängig machen möchten, öffnen Sie das Benutzerkonto und gehen Sie zum Bildschirm Schulungselemente. Ansonsten gehen Sie zu Aktivität und klicken Sie auf "Trainingsverteilung".
Jedes archivierte Element im LMS ist noch in der Datenbank gespeichert und kann leicht wiederhergestellt werden.
- Klicken Sie dann auf "Filter" auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.
- Um die archivierten Einträge zu finden, müssen Sie die Filterfunktion verwenden. Durch Auswahl der Felder "Archiviert am" und "Archiviert" können Sie leicht eine bestimmte Archivierungsaktion finden.
- Nun werden alle archivierten Objekte angezeigt, die Ihren Filtern entsprechen.
- Wenn Sie ein einzelnes Element wiederherstellen möchten, klicken Sie auf dieses Element, wählen Sie "Wiederherstellen" und bestätigen Sie die Aktion.
- Wenn Sie alle oder mehrere Elemente wiederherstellen möchten, wählen Sie "Massenaktionen".
- Wählen Sie die Elemente, die Sie wiederherstellen möchten. Sie können die Schaltfläche "Alles auswählen" verwenden, wenn Sie eine große Anzahl von Artikeln aktualisieren möchten.
- Klicken Sie auf"Bulk edit".
- Setzen Sie den archivierten Wert auf "Nicht archiviert".
- Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf "Weiter" und "Änderungen speichern". Geben Sie JA in das Pop-up-Fenster ein und klicken Sie auf "Änderungen speichern".
-
Alle ausgewählten archivierten Elemente stehen den LMS-Nutzern wieder zur Verfügung.