Als Manager in Spark können Sie Compliance-Regeln festlegen, damit Ihr Unternehmen die vorgeschriebenen Schulungen einhält. In diesem Leitfaden werden die beiden Arten von Compliance-Regeln erläutert und Schritt für Schritt erklärt, wie Sie diese erstellen können.
Auf einen Blick
Wer: Manager und Administratoren
Was: Erstellen Sie Unternehmens- oder Auszubildendenregeln, um Schulungsziele festzulegen, Erinnerungen zu versenden und die Einhaltung zu überwachen.
Wann zu verwenden: Für Abteilungsziele, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Audits.
Bevor Sie beginnen
- Vergewissern Sie sich, dass die Organisationseinheiten und Jobrollen korrekt eingerichtet sind.
- Entscheiden Sie, ob Sie ein Kompetenzziel (Unternehmensregel) oder eine Schonfrist (Ausbildungsregel) benötigen.
- Wählen Sie einen sinnvollen Zeitpunkt für die Erinnerung, damit die Manager Zeit zum Handeln haben.
- Benennen Sie die Regel eindeutig (fügen Sie bei Bedarf Übersetzungen hinzu).
Warum das wichtig ist
Verfolgen Sie, wer geschult wurde – legen Sie klare Ziele fest, damit Sie wissen, wer die erforderliche Schulung absolviert hat.
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Teams – überprüfen Sie die Compliance für jedes Team oder jede Rolle an einem Ort.
Vermeiden Sie Probleme in letzter Minute – Erinnerungen geben Managern Zeit, vor Ablauf der Schulung nachzufassen.
Seien Sie auf Überprüfungen vorbereitet – die Compliance-Zusammenfassung zeigt, wie die Schulungen überwacht werden.
FAQ
F: Was passiert, wenn jemand mitten im Zyklus anfängt?
A: Verwenden Sie eine Schonfrist für die Regeln für Auszubildende. Dadurch wird verhindert, dass neue Mitarbeiter als nicht konform markiert werden, während ihnen Zeit gegeben wird, ihre Ausbildung abzuschließen.
F: Kann ich mehrere Regeln für dieselbe Gruppe erstellen?
A: Ja, Sie können unterschiedliche Regeln für unterschiedliche Schulungsanforderungen festlegen. Verwenden Sie klare Namenskonventionen.
F: Wie kann ich die Einhaltung der Vorschriften nachweisen?
A: Die Zusammenfassung zur Einhaltung der Vorschriften zeigt, welche Auszubildenden die Vorschriften einhalten und welche nicht. Sie können auf einzelne Schulungselemente klicken, um eine vollständige Aufschlüsselung des Schulungsfortschritts und der bevorstehenden Ablaufdaten anzuzeigen, sodass Manager sich in Echtzeit ein klares Bild von der Einhaltung der Vorschriften machen können.
F: Was ist, wenn die Abschlussquoten niedriger als erwartet ausfallen?
A: Überprüfen Sie, ob die richtige Schulung ausgewählt wurde, ob allen Mitarbeitern die richtige Einheit zugewiesen wurde und ob Erinnerungen und Ablaufdaten korrekt eingestellt sind.
F: An wen kann ich mich wenden, wenn eine Regel offenbar die falschen Personen betrifft?
A: Überprüfen Sie zunächst die zugewiesenen Organisationseinheiten oder Jobrollen. Wenn alles korrekt eingestellt ist, die Regel sich aber dennoch unerwartet verhält, wenden Sie sich an den Sponge-Support.
Über Compliance-Regeln
Es gibt zwei Arten von Compliance-Regeln:
Unternehmen – verwaltet die Compliance-Anforderungen in Verbindung mit der Organisationseinheit innerhalb eines festgelegten Zeitraums.
Auszubildender – bewirbt sich auf eine Stelle und stellt sicher, dass Auszubildende in dieser Position die erforderlichen Ausbildungskompetenzen innerhalb eines festgelegten Zeitraums erwerben.
Die Compliance-Regeln werden auf der Seite „Compliance-Zusammenfassung“ angezeigt.
Erstellen einer Compliance-Regel
- Navigieren Sie im Dashboard zur Registerkarte „Einstellungen“.
Wählen Sie unter „Allgemein“ die Compliance-Regeln aus.
Klicken Sie auf „+Compliance-Regel erstellen“. (Hinweis: Wenn Sie zum ersten Mal eine Compliance-Regel hinzufügen, wird der folgende Bildschirm angezeigt. Sie können den Typ der Compliance-Regel auswählen, die Sie hinzufügen möchten. Diese sind durch die beiden Registerkarten gekennzeichnet.)
Compliance-Regel auf Unternehmensebene
Bevor Sie beginnen
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisationseinheiten mit Rollen eingerichtet sind (siehe Leitfaden zur Unternehmensstruktur).
Schritte
Klicken Sie auf „Compliance-Regel auf Unternehmensebene erstellen“.
- Füllen Sie die folgenden Angaben aus:
- Rolle der Organisationseinheit – verknüpft alle Einheiten in der Unternehmensstruktur mit dieser Regel.
- Kompetenzen – wählen Sie die definierte Schulungsreihe aus, die für die Einhaltung der Vorschriften angerechnet wird.
- Kompetenzzahlen – legen Sie fest, wie viele Auszubildende kompetent sein müssen.
- Warnfrist – Legen Sie fest, wie viele Tage vor Ablauf eine Warnung angezeigt werden soll.
- Terminologie – Geben Sie einen Namen für die Regel ein (einschließlich Übersetzungen, wenn Sie mehrere Sprachen verwenden).
- Klicken Sie auf „Compliance-Regel erstellen“, um zu speichern.
- Die neue Regel wird nun in Ihrer Liste der Compliance-Regeln angezeigt.
Regel für Compliance-Auszubildende
Bevor Sie beginnen
- Stellen Sie sicher, dass den Auszubildenden Jobrollen zugewiesen sind und dass diese Rollen mit den Kompetenzen verknüpft sind (siehe Leitfäden zu Aufgabenbereichen und Kompetenzen).
Schritte
Klicken Sie auf „+ Compliance-Regel erstellen“ und wählen Sie „Compliance-Regel auf Trainee-Ebene erstellen“ aus dem Dropdown-Menü aus.
- Füllen Sie die folgenden Angaben aus:
- Jobrolle – verknüpft alle Auszubildenden mit dieser Rolle mit dieser Regel.
- Kompetenzen – Wählen Sie die Schulungsreihe für Compliance aus.
- Gnadenfrist – Anzahl der Tage nach Antritt der Stelle, innerhalb derer ein Auszubildender die Anforderungen erfüllen muss.
- Warnfrist – Anzahl der Tage vor Ablauf, an denen eine Warnung angezeigt werden soll.
- Terminologie – Geben Sie einen Namen für die Regel ein (bei Verwendung mehrerer Sprachen auch die Übersetzungen).
- Klicken Sie auf „Compliance-Regel erstellen“, um zu speichern.
- Die neue Regel wird nun in Ihrer Liste der Compliance-Regeln angezeigt.