Bei den Benachrichtigungen handelt es sich um automatische E-Mails oder Texte, die an Auszubildende oder Vorgesetzte gesendet werden, um sie zu informieren, wenn Schulungen zugewiesen, Nachrichtenartikel erstellt, Aktivierungscodes eingelöst und Schulungen abgeschlossen wurden.
Klicken Sie auf "Benachrichtigungen" auf der Registerkarte "Einstellungen".
Für neue Schulungen wird immer eine Standardmitteilung eingerichtet, die alle vom System ausgegebenen Mitteilungen abdeckt.
Um eine neue Meldung zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte, die der Art der Meldung entspricht, die Sie erstellen möchten.
Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen, die Sie erstellen können:
Meldung für Auszubildende
Diese Meldung ist für einen Auszubildenden bestimmt.
Benachrichtigung für Managerschulungen
Diese Benachrichtigung ist für einen Manager bestimmt. (Es gibt einige Funktionen, die nur für Manager-Benachrichtigungen verfügbar sind).
Name
Fügen Sie einen eindeutigen Namen zur Identifizierung dieser Meldung hinzu.
Senden aktiviert?
Sie müssen "Senden aktiviert?" aktivieren, um Benachrichtigungen zu senden.
Format
Wählen Sie das Format, in dem die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Ersetzungs-Token
Token erzeugen automatisch auszufüllende Textabschnitte in der E-Mail-Benachrichtigung. Der automatisch ausgefüllte Text wird aus den bereits vom LMS erfassten Informationen übernommen. Beispiel unten: [BRAND] würde den Firmennamen eingeben.
Wenn Ihre Benachrichtigung per E-Mail versandt werden soll, fügen Sie eine "E-Mail-Nachricht" hinzu. In der Nachricht sind 5 "Token" verfügbar.
Wenn Sie einen Benutzer über ein abgeschlossenes Modul benachrichtigen und sein Zertifikat einfügen möchten, können Sie es hier einfügen.
Weitere Informationen finden Sie in den Anweisungen unter "Einstellungen - Zertifikate".
Wenn Ihre Benachrichtigung per Textnachricht erfolgen soll, fügen Sie eine "SMS-Nachricht" hinzu. Es gibt 4 "Token", die in der Nachricht verwendet werden können.
Hinweis: SMS-Nachrichten sollten nicht länger als 90 Zeichen sein.
Wählen Sie die Organisationseinheit, die die Benachrichtigung erhalten soll. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung "Unternehmensstruktur".
Sie können nun die Bedingungen für den Versand der Benachrichtigung festlegen:
Wählen Sie die Ausbildung, die Sie einschließen möchten.
Wählen Sie die Art der Schulung, die Sie anbieten möchten.
Wählen Sie, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Wenn Sie ausgewählt haben, dass eine Benachrichtigung an einem bestimmten Tag gesendet werden soll, können Sie auch die Uhrzeit auswählen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Wenn die Meldung an einen Vorgesetzten gerichtet ist, haben Sie weitere Möglichkeiten:
Sie haben die Möglichkeit, einen CSV-Export anzuhängen. Dazu gehören die Angaben zu den Personen, auf die sich der Bericht bezieht, einschließlich aller Felder, die die Teilnehmer eingegeben haben.
Sie haben auch weitere Möglichkeiten, um festzulegen, wann eine Benachrichtigung gesendet wird. d.h. Wochentage/Tage des Monats.
Wählen Sie den Manager aus, der die Benachrichtigung erhalten soll.