Veranstaltungen können genutzt werden, um Meetings, Schulungen, Konferenzen und andere Gruppenaktivitäten zu organisieren. Sie sind für Schulungen konzipiert, die an einem bestimmten Datum und Ort stattfinden, mit der Option für Teilnehmer, ihre Teilnahme zu bestätigen.
Veranstaltungen unterliegen den in Spark konfigurierten Benachrichtigungen. Wir empfehlen, Ihre Benachrichtigungen zu überprüfen und zu testen, bevor Sie eine Veranstaltung an die Teilnehmer verteilen.
Bevor Sie beginnen
Das Einrichten einer Veranstaltung besteht aus drei Teilen:
- Veranstaltungstyp – Definiert die Terminologie, die für Ihre Veranstaltungen verwendet wird, z. B. Kurs, Konferenz oder Schulungssitzung.
- Veranstaltungsgruppe – fasst verwandte Veranstaltungen zusammen, z. B. alle Erste-Hilfe-Schulungen, die im Laufe des Jahres stattfinden.
- Veranstaltung – die einzelne Sitzung, an der Teilnehmer teilnehmen können, mit eigenem Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort und verfügbaren Plätzen.
Hinweis: Sie müssen einen Veranstaltungstyp erstellen, bevor Sie eine Veranstaltungsgruppe oder Veranstaltung anlegen können.
Erstellen eines Veranstaltungstyps
Veranstaltungstypen sind über das Menü Einstellungen zugänglich.
Wählen Sie im Dashboard den Tab Einstellungen und dann Veranstaltungstypen aus.
Klicken Sie auf + Neuen Veranstaltungstyp erstellen.
- Geben Sie die folgenden Details ein:
- Singularname – der Name für eine einzelne Veranstaltung, z. B. Kurs.
Pluralname – der Name für mehrere Veranstaltungen, z. B. Kurse.
- Geben Sie bei Bedarf die Terminologie für jede aktivierte Sprache auf Ihrem LMS ein.
- Wählen Sie Neuen Veranstaltungstyp erstellen.
Der Veranstaltungstyp steht nun bei der Erstellung einer Veranstaltungsgruppe zur Verfügung.
Erstellen einer Veranstaltung
Sobald Sie einen Veranstaltungstyp haben, können Sie Ihre Veranstaltung erstellen.
- Gehen Sie im Dashboard zum Tab Bibliothek.
- Wählen Sie Veranstaltungen.
Klicken Sie auf + Neue Veranstaltung erstellen.
- Geben Sie die folgenden Details ein:
- Anzeigename – wird automatisch aus dem Veranstaltungsnamen und der Veranstaltungsgruppe generiert.
- Veranstaltungsgruppe – wählen Sie eine bestehende Gruppe aus oder erstellen Sie eine neue.
- Veranstaltungsname – geben Sie den Namen der Veranstaltung ein.
Erstellen einer neuen Veranstaltungsgruppe
Wenn Sie eine neue Veranstaltungsgruppe erstellen müssen, wählen Sie Neue hinzufügen.
Geben Sie die folgenden Details ein:
- Name – Name der Veranstaltungsgruppe.
- Veranstaltungstyp – Dieser ist mit den in den Einstellungen erstellten Veranstaltungstypen verknüpft (Meeting, Konferenzen usw.).
- Hintergrundbild – Bild, das auf dem Trainings-Dashboard angezeigt wird.
- Tags – Tags können verwendet werden, um Schulungen zu gruppieren oder zu kennzeichnen.
- Status – Hier wird der Status der Veranstaltungsgruppe gesteuert (verfügbar, eingeschränkt oder deaktiviert).
- Beschränkung auf – Die Veranstaltung kann an eine bestimmte Organisationseinheit gebunden sein oder für alle verfügbar sein.
Ordner – Der Ordner, in dem die Veranstaltung erscheinen soll.
Klicken Sie auf Speichern, um die Veranstaltungsgruppe zu erstellen.
Wenn Ihre Instanz mehrere Sprachen verwendet, können Sie auch übersetzte Titel und Beschreibungen für die Veranstaltungsgruppe hinzufügen. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus, geben Sie den übersetzten Titel und die Beschreibung ein und speichern Sie Ihre Änderungen.
Hinweis: Übersetzungen können nur für Sprachen hinzugefügt werden, die auf Ihrem LMS aktiviert sind.
Hinzufügen von Veranstaltungsdetails
Sobald Sie eine Veranstaltungsgruppe ausgewählt oder erstellt haben, fügen Sie die Details für die einzelne Veranstaltung hinzu.
Fügen Sie alle relevanten Informationen wie Anweisungen für die Teilnehmer hinzu.
Geben Sie den Veranstaltungsort ein.
Geben Sie die maximale Anzahl verfügbarer Plätze ein. Spark verwaltet die verfügbaren Plätze automatisch.
Wählen Sie das Datum oder die Termine für die Veranstaltung aus.
Geben Sie die Start- und Endzeit für jedes Datum ein.
Wählen Sie gegebenenfalls die passende Zeitzone aus.
Wählen Sie bei Bedarf die Organisationseinheit aus, für die die Veranstaltung verfügbar sein soll.
Erstellen Sie die Veranstaltung.
Die Veranstaltung wurde nun erstellt und kann als Schulungselement verteilt werden.
Zuweisen und Verwalten von Veranstaltungen
Nachdem Sie Ihre Veranstaltung erstellt haben, können Sie sie Teilnehmern zuweisen, Veranstaltungsgruppen verwalten und Änderungen an einzelnen Veranstaltungen vornehmen.
Zuweisen einer Veranstaltungsgruppe
Teilnehmer können einer Veranstaltungsgruppe hinzugefügt werden und wählen, an welcher Sitzung sie teilnehmen möchten.
Die Veranstaltungsgruppe wird als Einladung im Teilnehmer-Dashboard angezeigt, wo Teilnehmer die Veranstaltung auswählen können, an der sie teilnehmen möchten.
Verwalten von Veranstaltungsgruppen
Veranstaltungsgruppen können mehrere Veranstaltungen enthalten, was die Verwaltung von Sitzungen erleichtert, die Teil desselben Kurses oder derselben Aktivität sind.
- Gehen Sie im Dashboard zum Tab Bibliothek und wählen Sie Veranstaltungen.
- Wählen Sie den entsprechenden Veranstaltungstyp aus.
- Wählen Sie die Veranstaltungsgruppe, die Sie verwalten möchten.
Die Veranstaltungsgruppe zeigt eine Übersicht der Veranstaltungen, einschließlich Aktiver, Abgeschlossener und Stornierter Veranstaltungen.
Klicken Sie auf Veranstaltungsgruppe bearbeiten, um die Veranstaltungsgruppe zu aktualisieren.
Sie können aktualisieren:
- Name,
- Veranstaltungstyp
- Hintergrundbild
- Tags
- Status
- Beschränkung auf
- Ordner
Verwalten einzelner Veranstaltungen
Um eine einzelne Veranstaltung zu verwalten, wählen Sie diese aus der Veranstaltungsgruppe aus.
Von hier aus können Sie:
- Veranstaltung bearbeiten – aktualisieren Sie die Veranstaltungsdetails.
- Eingeschriebene anzeigen – sehen Sie die Teilnehmer, die für die Veranstaltung angemeldet sind.
- Die Veranstaltung als abgeschlossen markieren
Um die Veranstaltung zu aktualisieren, wählen Sie Veranstaltung bearbeiten.
Dies öffnet eine Übersicht der Veranstaltungsdetails, in der Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen können.
Hinweis: Wenn Sie eine Veranstaltung absagen, werden die Teilnehmer nicht automatisch von Spark benachrichtigt. Teilnehmer sollten persönlich über eine Veranstaltungsabsage informiert werden.