Vertrieb - Automatisierung von wiederkehrenden Schulungs- und Onboarding-Regeln – Support-Kundenportal

Einführung

Mit Spark-Verteilungsregeln können Compliance-Manager automatische Trainingsverteilungen auf der Grundlage vordefinierter Kriterien erstellen. Anstatt die Schulungen manuell zu verteilen, sorgen Regeln dafür, dass die Schulungen zur richtigen Zeit an die richtigen Mitarbeiter verteilt werden, und das mit minimalem Aufwand. Spark verfügt über zwei Arten der automatischen Trainingsverteilung.

Regel Typ	Beschreibung
Zeitplan	Dient der Automatisierung von wiederkehrenden Schulungen. So ist beispielsweise die Compliance-Schulung so eingestellt, dass sie alle 12 Monate neu zugewiesen wird, um sicherzustellen, dass die Zertifizierungen gültig bleiben.
Onboarding	Zuteilung von Schulungen bei wichtigen Meilensteinen der Mitarbeiter. Ein Beispiel: Einem neu eingestellten Mitarbeiter wird eine Woche nach seinem Dienstantritt automatisch eine Cybersicherheitsschulung zugewiesen.

Verfügbarkeit von Funktionen
Erstellen von Zeitplanregeln
Erstellen von Onboarding-Regeln
Manager-Benachrichtigungen für Regeln
Sendezeiten für Regeln

Verfügbarkeit

Die Berechtigung zum Hinzufügen und Verwalten von Spark-Verteilungsregeln ist auf Manager mit den folgenden erweiterten Berechtigungen beschränkt:

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aufteilungsregeln zu konfigurieren:

Wählen Sie die Registerkarte"Aktivität" in der Navigationsleiste oben auf Ihrem Dashboard.

Wählen Sie "Aufteilungsregeln" aus dem Dropdown-Menü.

Schritte zum Erstellen von Aufteilungsregeln des Typs 'Zeitplan'

Die Konfiguration der Aufteilungsregeln erfolgt mithilfe eines Assistenten, der Schritt für Schritt die Logik der Regeln aufbaut.

Schritt 1 - Definieren Sie die Regel

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufteilungsregel erstellen", um die Automatisierungsregeln zu definieren.

Geben Sie der Regel einen Namen, damit ihr Zweck klar erkennbar ist.
Wählen Sie den Regeltyp aus (in diesem Beispiel handelt es sich um eine Regel vom Typ "Zeitplan")
- Zeitplan - für die Automatisierung von wiederkehrenden Schulungen. So ist beispielsweise die Compliance-Schulung so eingestellt, dass sie alle 12 Monate neu zugewiesen wird, um sicherzustellen, dass die Zertifizierungen gültig bleiben.
Fügen Sie Tags hinzu, um die Identifizierung und Auswahl der Regel zu erleichtern. (Siehe weitere Anweisungen unter"Hinzufügen von Tags").
Wählen Sie, ob die Regel aktiviert ist. Wenn die Regel nicht aktiviert ist, wird kein Training durch die Regel verteilt.

Nach der Konfiguration des ersten Einrichtungsschritts klicken Sie auf "Weiter", um mit dem Regelassistenten fortzufahren.

Schritt 2 - Konfigurieren Sie die Aufteilungsregel

In diesem Schritt konfigurieren Sie die Trainingswiederholung, um festzulegen, wann das Training verteilt werden soll und wie häufig es wiederholt werden soll.

Wählen Sie einen numerischen Intervallwert, um festzulegen, wie oft die Wiederholung ausgeführt werden soll.
Wählen Sie die Intervalleinheit, um die Zeitplaneinheiten zu definieren (Tage, Wochen oder Monate).
- Die Kombination der beiden oben genannten Werte im folgenden Beispiel zeigt, dass die Schulungen alle 12 Wochen verteilt werden sollen.
Wählen Sie die Daten "Planen von" und "Planen bis", um festzulegen, wann die Trainingsverteilung beginnen und enden soll.
- Lassen Sie Schedule to als tt/mm/jjjj stehen, wenn kein Enddatum gewünscht ist.

Nachdem Sie die Häufigkeit konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit dem nächsten Schritt des Regelassistenten fortzufahren.

Schritt 3 - Auswahl der Benutzer

In diesem Schritt wählen Sie aus, für welche Benutzergruppen diese Regel gelten soll. In diesem Stadium können mehrere Kombinationen von Filtern hinzugefügt werden, um bestimmte Benutzer genau zu identifizieren.

Optionen für die Benutzerauswahl

Benutzer in Organisationseinheiten - verwenden Sie das Pop-up-Fenster zur Auswahl der Organisationseinheit, um Benutzer aus bestimmten Bereichen einer Organisation auszuwählen.

Verwenden Sie die Schaltfläche +Filter hinzufügen, um die Auswahlkriterien weiter zu definieren. Die folgenden Filter können angewendet werden:

Benutzertyp - wählen Sie einen oder mehrere Benutzertypen aus: Auszubildende, Ausbilder, Markierer, Manager.
Tags - wählen Sie Benutzer aus, die ein oder mehrere vordefinierte Tags haben, um sie auszuwählen.
Erstellt am - Begrenzen Sie die Schulung, um Benutzer auf der Grundlage des Datums, an dem sie dem LMS hinzugefügt wurden, einzuschließen oder auszuschließen. Die Optionen sind wie folgt:
- Nach - gilt nur für Benutzer, die nach einem bestimmten Datum angelegt wurden
- Ein - gilt nur für Benutzer, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden
- Vor - gilt nur für Benutzer, die vor einem bestimmten Datum angelegt wurden.
Sprache - wählen Sie die Sprache des Benutzers aus (die Auswahl ist begrenzt durch die Anzahl der Sprachen, die Ihr Spark LMS konfiguriert hat)
Benutzerdefinierte Datumsfelder (z. B. Datum des Beschäftigungsbeginns) - nur verfügbar, wenn diese in Ihrer LMS-Konfiguration erstellt wurden.

Nachdem Sie die Benutzerauswahl konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit dem nächsten Schritt des Regelassistenten fortzufahren.

Schritt 4 - Wählen Sie die Schulungsinhalte aus

In diesem Schritt wählen Sie aus, welche Trainingseinheiten verteilt werden sollen. In diesem Stadium können mehrere Trainingseinheiten und Trainingsarten ausgewählt werden, und es gibt eine Suchfunktion, die das Auffinden bestimmter Trainingseinheiten erleichtert.

In diesem Stadium ist es möglich, Fälligkeits- und Verfallsdaten für Trainingseinheiten festzulegen. z. B. ein Schulungsobjekt mit einem Fälligkeitsdatum von 7 Tagen nach der Verteilung versehen.

Nachdem Sie die Auswahl der Trainingselemente konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit der Überprüfung durch den Assistenten für die endgültige Regel fortzufahren.

Schritt 5 - Überprüfung

In diesem letzten Schritt wird eine Zusammenfassung der Trainingsaufteilungsregel erstellt, die die Konfiguration der Regel vor ihrer Erstellung zeigt:

Der Name der Regel.
Das Zeitintervall zwischen den Verteilungen.
Der Status der Regel - aktiviert oder deaktiviert.
Der Regeltyp (in diesem Beispiel eine"Zeitplan"-Regel).
Das Datum, an dem die Regel beginnen und enden soll.
Das nächste Zuteilungsdatum (nur sichtbar, nachdem eine Regel zum ersten Mal ausgeführt worden ist).
Die Tags für die Regel (diese Tags können in der Filterung der Zuweisungs-Tags gefiltert werden).
Die Benutzer, für die diese Schulung gilt.
Welche Trainingselemente bei der Ausführung der Regel verteilt werden sollen.

Optionale Schritte

Es ist möglich, eine CSV-Datei zu exportieren, die die Details der Benutzer enthält, die die Schulungselemente erhalten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Regeldaten exportieren", um diese Datei anzuzeigen. Dies ist hilfreich, um sicherzustellen, dass die Regel die richtigen Benutzer oder Benutzergruppen erreicht.
Die CSV-Datei wird alle für die Regel relevanten Felder enthalten:
Die Erstellung der Regel kann abgebrochen oder die Konfiguration der vorherigen Schritte geändert werden, indem Sie auf den Link "< Zurück" klicken.

Erstellen Sie die Regel

Wenn die Zusammenfassung der Regel den gewünschten Kriterien entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche"Regel erstellen". Die Regel wird gespeichert und erscheint auf der Seite mit der Zusammenfassung der Aufteilungsregeln.

Bearbeiten der Regel

Bevor die Regel ausgeführt wurde, kann sie durch Klicken auf den Namen der Regel auf der Seite mit der Zusammenfassung der Aufteilungsregeln bearbeitet werden. Nachdem eine Regel ausgeführt wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Wenn ein Zeitplan für eine Regel begonnen hat, kann die Regel nur in diesem Stadium deaktiviert oder aktiviert werden.