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Automatisierung von wiederkehrenden Schulungs- und Onboarding-Regeln

  • Aktualisiert

Einführung

Mit Spark-Verteilungsregeln können Compliance-Manager automatische Trainingsverteilungen auf der Grundlage vordefinierter Kriterien erstellen. Anstatt die Schulungen manuell zu verteilen, sorgen Regeln dafür, dass die Schulungen zur richtigen Zeit an die richtigen Mitarbeiter verteilt werden, und das mit minimalem Aufwand. Spark verfügt über zwei Arten der automatischen Trainingsverteilung.

Regel Typ Beschreibung
Zeitplan Dient der Automatisierung von wiederkehrenden Schulungen. So ist beispielsweise die Compliance-Schulung so eingestellt, dass sie alle 12 Monate neu zugewiesen wird, um sicherzustellen, dass die Zertifizierungen gültig bleiben.
Onboarding Zuteilung von Schulungen bei wichtigen Meilensteinen der Mitarbeiter. Ein Beispiel: Einem neu eingestellten Mitarbeiter wird eine Woche nach seinem Dienstantritt automatisch eine Cybersicherheitsschulung zugewiesen.

 

 

Verfügbarkeit

Die Berechtigung zum Hinzufügen und Verwalten von Spark-Verteilungsregeln ist auf Manager mit den folgenden erweiterten Berechtigungen beschränkt:

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aufteilungsregeln zu konfigurieren:

Wählen Sie die Registerkarte"Aktivität" in der Navigationsleiste oben auf Ihrem Dashboard.

Wählen Sie "Aufteilungsregeln" aus dem Dropdown-Menü.

Schritte zum Erstellen von Aufteilungsregeln des Typs 'Zeitplan'

Die Konfiguration der Aufteilungsregeln erfolgt mithilfe eines Assistenten, der Schritt für Schritt die Logik der Regeln aufbaut.

Schritt 1 - Definieren Sie die Regel 

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufteilungsregel erstellen", um die Automatisierungsregeln zu definieren.

  • Geben Sie der Regel einen Namen, damit ihr Zweck klar erkennbar ist.
  • Wählen Sie den Regeltyp aus (in diesem Beispiel handelt es sich um eine Regel vom Typ "Zeitplan")
    • Zeitplan - für die Automatisierung von wiederkehrenden Schulungen. So ist beispielsweise die Compliance-Schulung so eingestellt, dass sie alle 12 Monate neu zugewiesen wird, um sicherzustellen, dass die Zertifizierungen gültig bleiben.
  • Fügen Sie Tags hinzu, um die Identifizierung und Auswahl der Regel zu erleichtern. (Siehe weitere Anweisungen unter"Hinzufügen von Tags").
  • Wählen Sie, ob die Regel aktiviert ist. Wenn die Regel nicht aktiviert ist, wird kein Training durch die Regel verteilt.

Nach der Konfiguration des ersten Einrichtungsschritts klicken Sie auf "Weiter", um mit dem Regelassistenten fortzufahren.

Schritt 2 - Konfigurieren Sie die Aufteilungsregel

In diesem Schritt konfigurieren Sie die Trainingswiederholung, um festzulegen, wann das Training verteilt werden soll und wie häufig es wiederholt werden soll.

  • Wählen Sie einen numerischen Intervallwert, um festzulegen, wie oft die Wiederholung ausgeführt werden soll.
  • Wählen Sie die Intervalleinheit, um die Zeitplaneinheiten zu definieren (Tage, Wochen oder Monate).
    • Die Kombination der beiden oben genannten Werte im folgenden Beispiel zeigt, dass die Schulungen alle 12 Wochen verteilt werden sollen.
  • Wählen Sie die Daten "Planen von" und "Planen bis", um festzulegen, wann die Trainingsverteilung beginnen und enden soll. 
    • Lassen Sie Schedule to als tt/mm/jjjj stehen, wenn kein Enddatum gewünscht ist.

Nachdem Sie die Häufigkeit konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit dem nächsten Schritt des Regelassistenten fortzufahren.

Schritt 3 - Auswahl der Benutzer

In diesem Schritt wählen Sie aus, für welche Benutzergruppen diese Regel gelten soll. In diesem Stadium können mehrere Kombinationen von Filtern hinzugefügt werden, um bestimmte Benutzer genau zu identifizieren. 

Optionen für die Benutzerauswahl

  • Benutzer in Organisationseinheiten - verwenden Sie das Pop-up-Fenster zur Auswahl der Organisationseinheit, um Benutzer aus bestimmten Bereichen einer Organisation auszuwählen.

  • Verwenden Sie die Schaltfläche +Filter hinzufügen, um die Auswahlkriterien weiter zu definieren. Die folgenden Filter können angewendet werden:

  • Benutzertyp - wählen Sie einen oder mehrere Benutzertypen aus: Auszubildende, Ausbilder, Markierer, Manager.
  • Tags - wählen Sie Benutzer aus, die ein oder mehrere vordefinierte Tags haben, um sie auszuwählen.
  • Erstellt am - Begrenzen Sie die Schulung, um Benutzer auf der Grundlage des Datums, an dem sie dem LMS hinzugefügt wurden, einzuschließen oder auszuschließen. Die Optionen sind wie folgt:
    • Nach - gilt nur für Benutzer, die nach einem bestimmten Datum angelegt wurden
    • Ein - gilt nur für Benutzer, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden
    • Vor - gilt nur für Benutzer, die vor einem bestimmten Datum angelegt wurden.
  • Sprache - wählen Sie die Sprache des Benutzers aus (die Auswahl ist begrenzt durch die Anzahl der Sprachen, die Ihr Spark LMS konfiguriert hat)
  • Benutzerdefinierte Datumsfelder (z. B. Datum des Beschäftigungsbeginns) - nur verfügbar, wenn diese in Ihrer LMS-Konfiguration erstellt wurden.

Nachdem Sie die Benutzerauswahl konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit dem nächsten Schritt des Regelassistenten fortzufahren.


Schritt 4 - Wählen Sie die Schulungsinhalte aus

In diesem Schritt wählen Sie aus, welche Trainingseinheiten verteilt werden sollen. In diesem Stadium können mehrere Trainingseinheiten und Trainingsarten ausgewählt werden, und es gibt eine Suchfunktion, die das Auffinden bestimmter Trainingseinheiten erleichtert.

In diesem Stadium ist es möglich, Fälligkeits- und Verfallsdaten für Trainingseinheiten festzulegen. z. B. ein Schulungsobjekt mit einem Fälligkeitsdatum von 7 Tagen nach der Verteilung versehen.

Nachdem Sie die Auswahl der Trainingselemente konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit der Überprüfung durch den Assistenten für die endgültige Regel fortzufahren.

 

Schritt 5 - Überprüfung

In diesem letzten Schritt wird eine Zusammenfassung der Trainingsaufteilungsregel erstellt, die die Konfiguration der Regel vor ihrer Erstellung zeigt:

  • Der Name der Regel.
  • Das Zeitintervall zwischen den Verteilungen. 
  • Der Status der Regel - aktiviert oder deaktiviert.
  • Der Regeltyp (in diesem Beispiel eine"Zeitplan"-Regel).
  • Das Datum, an dem die Regel beginnen und enden soll.
  • Das nächste Zuteilungsdatum (nur sichtbar, nachdem eine Regel zum ersten Mal ausgeführt worden ist).
  • Die Tags für die Regel (diese Tags können in der Filterung der Zuweisungs-Tags gefiltert werden).
  • Die Benutzer, für die diese Schulung gilt.
  • Welche Trainingselemente bei der Ausführung der Regel verteilt werden sollen.

Optionale Schritte

  • Es ist möglich, eine CSV-Datei zu exportieren, die die Details der Benutzer enthält, die die Schulungselemente erhalten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Regeldaten exportieren", um diese Datei anzuzeigen. Dies ist hilfreich, um sicherzustellen, dass die Regel die richtigen Benutzer oder Benutzergruppen erreicht.
  • Die CSV-Datei wird alle für die Regel relevanten Felder enthalten:
  • Die Erstellung der Regel kann abgebrochen oder die Konfiguration der vorherigen Schritte geändert werden, indem Sie auf den Link "< Zurück" klicken.

Erstellen Sie die Regel

Wenn die Zusammenfassung der Regel den gewünschten Kriterien entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche"Regel erstellen". Die Regel wird gespeichert und erscheint auf der Seite mit der Zusammenfassung der Aufteilungsregeln.

Bearbeiten der Regel

Bevor die Regel ausgeführt wurde, kann sie durch Klicken auf den Namen der Regel auf der Seite mit der Zusammenfassung der Aufteilungsregeln bearbeitet werden. Nachdem eine Regel ausgeführt wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Wenn ein Zeitplan für eine Regel begonnen hat, kann die Regel nur in diesem Stadium deaktiviert oder aktiviert werden.

 

 

Schritte zum Erstellen von Aufteilungsregeln vom Typ "Onboarding

Die Konfiguration der Aufteilungsregeln erfolgt mithilfe eines Assistenten, der Schritt für Schritt die Logik der Regeln aufbaut.

Schritt 1 - Definieren Sie die Regel 

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aufteilungsregel erstellen", um die Automatisierungsregeln zu definieren.

  • Geben Sie der Regel einen Namen, damit ihr Zweck klar erkennbar ist.
  • Wählen Sie den Regeltyp (in diesem Beispiel eine Regel vom Typ "Onboarding")
    • Onboarding - Zuweisung von Schulungen an wichtigen Meilensteinen des Mitarbeiters. Ein Beispiel: Einem neu eingestellten Mitarbeiter wird drei Tage nach seinem Dienstantritt automatisch eine Cybersicherheitsschulung zugewiesen.
  • Fügen Sie Tags hinzu, um die Identifizierung und Auswahl der Regel zu erleichtern. (Siehe weitere Anweisungen unter"Hinzufügen von Tags").
  • Wählen Sie, ob die Regel aktiviert ist. Wenn die Regel nicht aktiviert ist, wird kein Training durch die Regel verteilt.

Nach der Konfiguration des ersten Einrichtungsschritts klicken Sie auf "Weiter", um mit dem Regelassistenten fortzufahren.

Schritt 2 - Konfigurieren Sie die Aufteilungsregel

In diesem Schritt konfigurieren Sie, wann neuen Benutzern Schulungen zugewiesen werden, nachdem sie als neue Benutzer im LMS angelegt wurden.

  • Wählen Sie einen numerischen Wert und eine Intervalleinheit aus dem Feld"Wann die Schulung an die Benutzer verteilt werden soll", um festzulegen, wie lange nach der Erstellung die Onboarding-Regel laufen soll. Zum Beispiel 3 Tage, nachdem ein Benutzer angelegt wurde. (Intervalleinheiten können als Tage, Wochen oder Monate definiert werden).
  • Wählen Sie die Daten Aktiv von und Aktiv bis, um festzulegen, wann die Verteilung der Onboarding-Regeln beginnen und enden soll. 
    • Lassen Sie Active to als tt/mm/jjjj stehen, wenn kein Enddatum gewünscht ist.

Klicken Sie nach der Konfiguration auf "Weiter", um mit dem nächsten Schritt des Regelassistenten fortzufahren.

Schritt 3 - Auswahl der Benutzer

In diesem Schritt wählen Sie aus, für welche Benutzergruppen diese Regel gelten soll. In diesem Stadium können mehrere Kombinationen von Filtern hinzugefügt werden, um bestimmte Benutzer genau zu identifizieren. 

Optionen für die Benutzerauswahl

  • Benutzer in Organisationseinheiten - verwenden Sie das Pop-up-Fenster zur Auswahl der Organisationseinheit, um Benutzer aus bestimmten Bereichen einer Organisation auszuwählen.

  • Verwenden Sie die Schaltfläche +Filter hinzufügen, um die Auswahlkriterien weiter zu definieren. Die folgenden Filter können angewendet werden:

  • Benutzertyp - wählen Sie einen oder mehrere Benutzertypen aus: Auszubildende, Ausbilder, Markierer, Manager.
  • Tags - wählen Sie Benutzer aus, die ein oder mehrere vordefinierte Tags haben, um sie auszuwählen.
  • Erstellt am - Begrenzen Sie die Schulung, um Benutzer auf der Grundlage des Datums, an dem sie dem LMS hinzugefügt wurden, einzuschließen oder auszuschließen. Die Optionen sind wie folgt:
    • Nach - gilt nur für Benutzer, die nach einem bestimmten Datum angelegt wurden
    • Ein - gilt nur für Benutzer, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden
    • Vor - gilt nur für Benutzer, die vor einem bestimmten Datum angelegt wurden.
  • Sprache - wählen Sie die Sprache des Benutzers aus (die Auswahl ist begrenzt durch die Anzahl der Sprachen, die Ihr Spark LMS konfiguriert hat)
  • Benutzerdefinierte Datumsfelder (z. B. Datum des Beschäftigungsbeginns) - nur verfügbar, wenn diese in Ihrer LMS-Konfiguration erstellt wurden.

Nachdem Sie die Benutzerauswahl konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit dem nächsten Schritt des Regelassistenten fortzufahren.


Schritt 4 - Wählen Sie die Schulungsinhalte aus

In diesem Schritt wählen Sie aus, welche Trainingseinheiten verteilt werden sollen. In diesem Stadium können mehrere Trainingseinheiten und Trainingsarten ausgewählt werden, und es gibt eine Suchfunktion, die das Auffinden bestimmter Trainingseinheiten erleichtert.

In diesem Stadium ist es möglich, Fälligkeits- und Verfallsdaten für Trainingseinheiten festzulegen. z. B. hat dieses Schulungsobjekt ein Fälligkeitsdatum von 7 Tagen nach seiner Verteilung und ein Verfallsdatum von 14 Tagen.

Nachdem Sie die Auswahl der Trainingselemente konfiguriert haben, klicken Sie auf "Weiter", um mit der Überprüfung durch den Assistenten für die endgültige Regel fortzufahren.

 

Schritt 5 - Überprüfung

In diesem letzten Schritt wird eine Zusammenfassung der Trainingsaufteilungsregel erstellt, die die Konfiguration der Regel vor ihrer Erstellung zeigt:

  • Der Name der Regel.
  • Das Verteilungsdatum, das angibt, wann die Regel ausgeführt wird.
  • Der Status der Regel - aktiviert oder deaktiviert.
  • Der Regeltyp (in diesem Beispiel eine "Onboarding"-Regel).
  • Die Daten, von und bis zu denen die Regel aktiv ist.
  • Das nächste Zuteilungsdatum.
  • Die Tags für die Regel (diese Tags können in der Filterung der Zuweisungs-Tags gefiltert werden).
  • Die Benutzer, für die diese Schulung gilt.
  • Welche Trainingselemente bei der Ausführung der Regel verteilt werden sollen.

Optionale Schritte

  • Es ist möglich, eine CSV-Datei zu exportieren, die die Details der Benutzer enthält, die die Schulungselemente erhalten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Regeldaten exportieren", um diese Datei anzuzeigen. Dies ist hilfreich, um sicherzustellen, dass die Regel die richtigen Benutzer oder Benutzergruppen erreicht.
  • Die CSV-Datei wird alle für die Regel relevanten Felder enthalten:
  • Die Erstellung der Regel kann abgebrochen oder die Konfiguration der vorherigen Schritte geändert werden, indem Sie auf den Link "< Zurück" klicken.

Erstellen Sie die Regel

Wenn die Zusammenfassung der Regel den gewünschten Kriterien entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche"Regel erstellen". Die Regel wird gespeichert und erscheint auf der Seite mit der Zusammenfassung der Aufteilungsregeln.

Bearbeiten der Regel

Bevor die Regel ausgeführt wurde, kann sie durch Klicken auf den Namen der Regel auf der Seite mit der Zusammenfassung der Aufteilungsregeln bearbeitet werden. Nachdem eine Regel ausgeführt wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Wenn ein Zeitplan für eine Regel begonnen hat, kann die Regel nur in diesem Stadium deaktiviert oder aktiviert werden.

 

Managerspezifische Benachrichtigungen für Regeln

Manager können Benachrichtigungen über Regeln des Typs Zeitplan erhalten, die gerade ausgeführt werden. Um diese regelspezifischen Benachrichtigungen zu erhalten, erstellen Sie eine neue Manager-Benachrichtigung im LMS unter /notifications/training/manager/add/ und konfigurieren Sie sie wie folgt:

  • Wählen Sie Aufteilungsregeln für die Art der Meldung

  • Die Benachrichtigungsbedingungen können wie folgt konfiguriert werden:

  • Wählen Sie die Aufteilungsregel für die Benachrichtigung aus (es ist möglich, mehrere Regeln zu wählen)
  • Filter nach Organisationseinheit (optional)
  • Wählen Sie, wann die Benachrichtigung an den Manager gesendet werden soll
    • Unmittelbar bei der Erteilung der Ausbildung (zum Zeitpunkt der Ausführung der Regel).
    • Tage oder Arbeitstage vor oder nach der Ausführung der Regel (bis zu 180 Tage)
    • Bestimmte Tage der Woche oder des Monats
  • Wählen Sie eine Zeit, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll. 

Zusätzliche E-Mail-Token

Die folgenden Token sind für Regeln innerhalb von Managerbenachrichtigungen verfügbar. Diese können der E-Mail-Vorlage hinzugefügt werden.

[RULE_LINK] Der Link zur Regel
[ALLOCATIONS_LINK] Verknüpfung mit Zuweisungen, die während der Regelausführung erstellt wurden
[RULE_NAME] Der Name der Aufteilungsregel, die für die Trainingsverteilung verwendet wird
[RULE_COUNT] Die Anzahl der Zuweisungen, die durch diese Regel während der Ausführung erstellt wurden

Weitere Hinweise zu Substitutions-Tokens finden Sie im entsprechenden Artikel über Notifikationen.

 

Meldungen über die Verteilung von Auszubildenden

Für Schulungen, die an Teilnehmer gesendet werden, können Benachrichtigungen wie üblich konfiguriert werden, so dass eine E-Mail oder eine SMS gesendet wird, um darauf hinzuweisen, wenn die Schulung an sie verteilt wird. Weitere Informationen zur Konfiguration von Benachrichtigungen für Auszubildende und Manager in Spark finden Sie in diesem Artikel zu Benachrichtigungen.

 

Zeiten, zu denen Aufteilungsregeln täglich ausgeführt werden

Wenn Aufteilungsregeln erstellt werden, ist der erste verfügbare Zeitpunkt, an dem sie ausgeführt und das Training verteilt werden kann, der folgende Tag. Wenn beispielsweise eine Aufteilungsregel an einem Montag erstellt wird, ist der erste Tag, an dem diese Regel ausgeführt und Schulungen an Benutzer gesendet werden können, der Dienstag. Der Grund dafür sind die geplanten Aufgaben, die die automatischen Verteilungen verwalten und versenden. Die folgende Tabelle zeigt die Zeiten, zu denen die Regelarten Zeitplan und Onboarding täglich ausgeführt werden.

Regel Typ Tägliche Verteilungszeit
Onboarding 2:00 Uhr (Ortszeit für UTC und MEZ)
Zeitplan 4:00 Uhr (Ortszeit für UTC und MEZ)
Fehlerprüfung

Alle 30 Minuten.

Das Support-Team von Sponge wird benachrichtigt, wenn die Verteilung von geplanten oder Onboarding-Schulungselementen fehlschlägt.

 

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