Als Konto auf Managerebene haben Sie möglicherweise die Berechtigung, Benutzerkonten auf Spark zu erstellen (und zu verwalten).
Sie können dies tun, indem Sie die Konten einzeln erstellen, oder Sie können viele Konten gleichzeitig erstellen, indem Sie die Funktion Massenimport und eine Tabellenkalkulationsdatei verwenden.
Bulk Import Benutzer
Wenn Sie dem System eine große Anzahl von Benutzern hinzufügen möchten, können Sie dies durch Massenimport in einem der folgenden Formate tun: .CSV (kommagetrennte Werte), .TSV (tabulatorgetrennte Werte), Excel-Tabelle (.XLS/.XLSX) oder .XML. Es wird empfohlen, ein .CSV- oder .XLSX-Format mit minimaler/keiner Formatierung zu verwenden.
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie den Massenimport durchführen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie zwei Aufgaben abgeschlossen haben.
- Eine korrekte Datei mit den Benutzerdaten, die Sie der Plattform hinzufügen möchten; und
- Organisationseinheiten, die im Spark LMS eingerichtet werden oder in die Ihre Benutzer eingeteilt werden und über die sie berichten können.
Es wird empfohlen, Ihre Datei im .csv-, .xls- oder .xslx-Format zu erstellen, um die Kompatibilität zu optimieren. Vermeiden Sie Leerzeilen, Filterung oder farbliche Formatierung. Es muss alle erforderlichen Mindestfelder enthalten:
- Erster Name;
- Nachname;
- E-Mail-Adresse (oder Handynummer, falls keine E-Mail-Adresse verfügbar ist); und
- Organisationseinheit.
Ihre Datei kann auch andere Spalten für Felder enthalten, die in der Plattform eingerichtet wurden.
Achten Sie darauf, dass Sie die Spaltenüberschriften als solche kennzeichnen, damit die Felder beim Import leicht zugeordnet werden können.
Je nach der Komplexität Ihrer Schulungseinführung können Sie eine Spalte für Tags einfügen. Wenn Sie Ihre Datei hochladen, wird sie automatisch mit einem Tag versehen, der sich auf das Datum des Imports bezieht.
Holen Sie sich die Beispieldatei
Hochladen Ihrer Datei
Um mehrere Benutzer gleichzeitig zu importieren, klicken Sie zunächst in der Hauptnavigation auf"Benutzer":
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil am Ende der Option"+ Neuen Benutzer erstellen" und wählen Sie"Benutzer in großen Mengen importieren".
Klicken Sie auf"Datei auswählen" und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf"Weiter", um fortzufahren.
Im nächsten Schritt des Prozesses erkennt Spark LMS automatisch den Dateityp, die Spalten in der Datei, die mit den Datenfeldern im System übereinstimmen, und die Anzahl der Benutzer. Wenn dies korrekt erkannt wurde, klicken Sie auf"Weiter", um fortzufahren. Wenn dabei nicht alle Ihre Felder erkannt werden, können Sie sie im nächsten Schritt möglicherweise ebenfalls korrekt zuordnen.
Im Schritt Feldzuordnung können Sie Ihre Spaltenüberschriften mit den Feldbezeichnungen in der Plattform abgleichen. Wählen Sie in den Dropdown-Listen "Quellfeld" das richtige Feld aus Ihrer Tabellenkalkulationsdatei aus, das mit dem links angezeigten Plattformfeld übereinstimmt.
Wenn Sie kein übereinstimmendes Feld haben, das kein Pflichtfeld ist, z. B. wenn Sie keine Spalte für Handynummern haben, aber eine E-Mail-Adresse für jeden Benutzer aufgeführt haben, oder wenn Sie keine Spalte für Tags haben, sollten Sie diese Felder leer lassen.
Der letzte Schritt vor der Überprüfungsphase wird als Wertumwandlung bezeichnet. Hier können Sie die Umwandlung einiger Felder in andere, bereits vorhandene Felder bestätigen.
Am häufigsten kommt dies im Feld Organisationseinheit vor, wo Sie bestätigen können, dass jede Organisationseinheit korrekt den richtigen Stellen der Organisationsstruktur zugeordnet ist.
In diesem Schritt können Sie auch allgemeine Tags hinzufügen, die auf die Benutzer in diesem Upload angewendet werden sollen, oder die Zeitzone der Benutzer gegenüber der Standardeinstellung ändern. Das Feld Zusätzliche Tags enthält standardmäßig ein Import-Tag, das sich auf das Datum des Uploads bezieht.
Wenn Sie beabsichtigen, nach Abschluss des Imports Schulungen an diese spezielle Benutzergruppe zu verteilen, sollten Sie die automatisch generierte Markierung notieren und beibehalten.
Wenn Sie die Felder überprüft/bestätigt haben, klicken Sie auf"Weiter", um zur Überprüfungsphase zu gelangen.
Im Schritt "Überprüfung" wird eine Zusammenfassung der identifizierten gültigen und abgelehnten Datensätze angezeigt.
Wenn Sie Datensätze haben, die als abgelehnt markiert sind, können Sie diese unten auf dieser Seite einsehen.
Um zu überprüfen, warum die Datensätze abgelehnt wurden, können Sie auf die Schaltfläche"Alle Details anzeigen" klicken. Dadurch wird das Problem angezeigt, das dazu geführt hat, dass der Datensatz die Validierung nicht bestanden hat.
Während des Imports können Sie keine Datensätze bearbeiten. Alle Änderungen müssen an der Importdatei vorgenommen und erneut hochgeladen werden, oder die abgelehnten Benutzer müssen separat als ein anderer Upload hochgeladen werden.
Die gültigen Datensätze können dann in die Plattform importiert werden, indem Sie auf"X gültige Benutzer importieren" klicken. Dies ist der letzte Schritt des Importvorgangs, mit dem die Benutzer zur Plattform hinzugefügt werden.
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird eine temporäre Meldung angezeigt, die bestätigt, dass der Import erfolgreich war, sowie eine Option zur Verteilung von Schulungen an diese Gruppe von Teilnehmern.
Wenn Sie sich zu diesem Zeitpunkt nicht dafür entscheiden, Schulungen zu verteilen, können Sie dies zu einem späteren Zeitpunkt tun, indem Sie die Tags verwenden, die Sie für die Benutzer, die Organisationseinheiten, denen sie zugeordnet wurden, oder auf individueller Basis erstellt haben.
Einzelne Benutzer erstellen
Um ein eigenes Benutzerkonto anzulegen, klicken Sie in der Hauptnavigation auf"Benutzer":
Es wird empfohlen, vor der Erstellung eines neuen Kontos nach der E-Mail-Adresse/Handynummer des Benutzers zu suchen, um festzustellen, ob bereits ein Konto für ihn existiert.
Wählen Sie die Schaltfläche"Neuen Benutzer anlegen".
In der Ansicht "Neuen Benutzer anlegen" können Sie die Profildetails für ein neues Benutzerkonto ausfüllen.
Für die Mindestanforderungen müssen Sie die folgenden Angaben machen:
- Erster Name;
- Nachname;
- E-Mail-Adresse (oder Handynummer);
Sie können die Optionen für den Kontostatus bei der Benutzererstellung sehen. Auf diese Weise können Sie den Status des erstellten Kontos festlegen und bestimmen, wie das Konto funktioniert - z. B. ob es in der Suche erscheint, ob es nicht an Schulungsinhalten teilnehmen darf oder ob es keine Systemmitteilungen erhält. Diese Einstellungen können auch nach der Erstellung des Benutzers geändert werden.
Es wird empfohlen, einen Benutzer auch mit einer"Organisationseinheit" zu verbinden. Auf diese Weise können Sie Berichte erstellen und Schulungen für den betreffenden Benutzer durchführen sowie allen Managern dieser Organisationseinheit Zugang zu ihrem Konto gewähren.
Möglicherweise sehen Sie auf diesem Bildschirm auch Felder, die sich auf bestimmte Funktionen beziehen, die für Ihr LMS aktiviert sind, oder benutzerdefinierte Felder, die eingerichtet wurden.
Sobald Sie die relevanten Details für Ihren Benutzer eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche"Benutzer erstellen", um den Vorgang abzuschließen.
Der Benutzer wird erstellt, und Sie können dann sein Konto verwalten und gegebenenfalls Schulungsinhalte verteilen.